Hai bên sau khi đã thỏa thuận xong thì hợp đồng có thể dựa theo form đơn vị xuất khẩu hoặc người mua hàng. Không có tiêu chuẩn cụ thể mẫu chung nào cho hợp đồng XNK vì yêu cầu của hợp đồng chỉ cần tối thiểu là hai bên hiểu được quyền và lợi ích của mình trong đó. Đến lúc phát sinh tranh chấp thì dựa theo bản hợp đồng giải quyết.
Phân Loại Nhóm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được chia thành 4 phần chính đễ dễ nhận biết:
Có tác dụng chỉ rõ giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa. Những chứng từ này cần được người bán làm và người mua là người nhận chúng, trong bộ chứng từ này chủ yếu là hóa đơn thương mại, bảng kê, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận chất lượng.
Chứng nhận này là chứng từ cần thiết do người chuyên chở cấp để xác nhận mình đã nhận hàng. Trong bộ chứng từ vận tải thường bao gồm vận đơn đường biển, biên nhận cảng… Đối với vận tải đường sắt và hàng không thì cần vận đơn đường sắt và đường hàng không đi kèm.
Xem thêm: Hóa đơn thương mại là gì
Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì
Bộ chứng từ Xuất-nhập khẩu sẽ bao gồm:
1. Bill of Lading (Vận đơn đường biển) Có 5 loại:Straight bill of ladingOrder bill of ladingBearer bill of ladingSurrender bill of ladingAir waybill
2. Invoice (Proforma Invoice hoặc Commercial Invoice)Proforma Invoice (Hoá đơn chiếu lệ)Commercial Invoice (Hoá đơn thương mại)
3. Packing List (Bảng kê danh sách hàng hoá đóng thùng chi tiết)4. Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc)
5. Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng)
6. Shipping Documents (Chứng từ giao hàng)
7. Other Documents (if any) (Các chứng từ linh tinh khác (nếu có))Certificate of Fumigation (Giấy chứng nhận hun trùng hàng hóa)Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật)Booking Note (Giấy lưu cước phí)Bill of Lading Terms and Conditions (Các điều khoản của Vận đơn đường biển)Export Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá xuất khẩu)Import Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá nhập khẩu)Sale Contract (Hợp đồng mua-bán hàng hoá)
Bây giờ hãy cùng HLshipping đi sâu hơn vào nội dung này nhé!
Chứng từ hàng hóa là điều không thể thiếu khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Trong xuất nhập khẩu có nhiều loại chứng từ khách nhau, thật khó nhớ từng loại này như thế nào, thừa thiếu ra sao.Nếu bạn là bên bán ngoài việc phải đi xin các giấy tờ có liên quan tới hàng, thuê vận tải, thì nhớ chắc chắn 3 loại chứng từ bạn phải phát hành là: HỢp đồng, Hóa đơn Thương Mai, Phiếu Đóng Gói hàng hóa, phụ thuộc vào điều kiện bán hàng với giá gì nữa: FOB. CIP, DDP….doanh nghiệp sẽ biết phải làm thêm gìCòn các chứng từ khác nếu thuê bên dịch vụ họ sẽ làm và gưi về cho doanh nghiệp.
Chủ hàng xuất những chứng từ xuất nhập khẩu nào
Chứng từ hàng hóa: Do chủ hàng làm cơ bản sẽ gồm 3 loại chứng từ sau:
Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức giống như một hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán. Bởi đây không phải là giấy tờ đòi tiền.
Tín dụng thư (L/C): Là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại chứng từ này là cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ do người bảo hiểm kí phát, cam kết bồi thường cho người được nhận bảo hiểm.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động/thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của loại chứng từ này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau.
Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu
Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu trải qua 5 bước chính như sau:
Bước 1 - Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra.
Bước 2 - Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCSLưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.
Bước 3 - Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có) Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.
Bước 4 - Khai và truyền tờ khai Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xuống, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.
Bước 5 - Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Trên đây là lời giải đáp một số thắc mắc về bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc. Real Logisitics hy vọng rằng qua những chia sẻ về bộ chứng từ ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích để từ đó giúp cho hoạt động xuất/nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nếu anh chị cần hỗ trợ, tư vấn về thủ tục hải quan và cước vận chuyển xin vui lòng liên hệ với Real Logistics để được tư vấn miễn phí:Hotline: 0936.386.352 Email: [email protected] / [email protected] Địa chỉ: HN: 51 Quan Nhân, p. Nhân Chính, q. Thanh Xuân, TP Hà Nội HCM: Số 87 đường B4, p. An Lợi Đông, TP Thủ Đức
Real Logistics cung cấp các dịch vụ : - Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không chuyên tuyến đến tất cả các địa điểm trên thế giới. - Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất - nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy, công bố sản phẩm. - Dịch vụ thông quan hải quan và vận tải container nội địa - Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối - Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra thế giới
Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc hiểu biết về chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình giao thương được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Trong bài viết dưới đây, Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ giới thiệu tổng quan về chứng từ xuất nhập khẩu, cũng như cung cấp chi tiết về bộ chứng xuất nhập khẩu (đây là những chứng từ cần có trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa)
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng, thanh toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Ý nghĩa, vai trò của chứng từ xuất nhập khẩu
Phân loại chứng từ xuất nhập khẩu
Hợp đồng ngoại thươngHóa đơn thương mạiVận đơnTờ khai hải quanPhiếu đóng gói hàng hóaChứng từ thường xuất hiệnGiấy chứng nhận xuất xứGiấy chứng nhận kiểm dịchGiấy bảo hiểm hàng hóaGiấy phép nhập khẩuGiấy phép xuất khẩuTín dụng thưChứng từ xuất nhập khẩu khácGiấy kiểm định chất lượngGiấy chứng nhận an toànGiấy chứng nhận kiểm tra phóng xạGiấy chứng nhận kiểm tra môi trườngSắp xếp bộ chứng từ xuất nhập khẩu như thế nàoThứ tự khi sắp xếp chứng từ như sau:
Hợp đồng ngoại thươngHóa đơn thương mạiPhiếu đóng gói hàng hóa (P/L)Vận đơnTờ khai hải quanTín dụng thư (L/C)Giấy phép xuất/ nhập khẩuGiấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Giấy chứng nhận kiểm dịch (C/Q)Giấy bảo hiểm hàng hóa
Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩuĐa số chứng từ xuất nhập khẩu là tiếng Anh vì vậy rất nhiều bạn chưa biết cách đọc như thế nào, dưới đây Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết với từng lại chứng từ:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)Hợp đồng ngoại thương là chứng từ quan trọng bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán (nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó nhà xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho nhà nhập khẩu và nhận tiền, còn nhà nhập khẩu có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng.
Kết cấu hợp đồng ngoại thương: Gồm 3 phần
Tên và số hợp đồngThời gian lập hợp đồngThông tin người mua và người bán
Mô tả hàng hóa: Chất lượng, giá cả, số lượng, đơn vị tính, đóng gói, đơn giá, tổng tiền lô hàngĐiều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm, phương thức vận chuyển, cảng xuất, cảng nhập,…
Thời hạn có hiệu lực của hợp đồngChữ ký và đóng dấu của đại diện mỗi bênNhững lưu ý khi soạn hợp đồng ngoại thương:
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)Hóa đơn thương mại là hóa đơn do người bán lập, chứng minh thông tin về việc bán hàng giữa người bán và người mua.
Nội dung của hóa đơn thương mại
Thông tin người bán, người muaHàng hóaCơ sở điều kiện giao hàngĐiều kiện thanh toán và trao chứng từChi tiết về vận tảiCác thông tin khácChức năng của hóa đơn thương mại
Thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế XNK và bảo hiểmKhi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền, nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động XNKLà căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mạiNếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu, thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền.
Hóa đơn tạm thờiHóa đơn chiếu lệHóa đơn xác nhậnHóa đơn lãnh sựHóa đơn chi tiếtHóa đơn hải quanChứng từ thương mạiPhân loại:
Vận đơn đường biểnChứng từ vận tải đa phương thứcBiên lai gửi hàng đường biểnVận đơn hàng khôngChứng từ vận tải các phương thức khác
Bảo hiểm đơnGiấy chứng nhận bảo hiểmHợp đồng bảo hiểm
Hóa đơn thương mạiGiấy chứng nhận xuất xứPhiếu đóng góiGiấy kiểm địnhGiấy chứng nhận chất lượng, số lượngCác chứng từ khác
Phiếu đóng gói hàng (Packing List)Khái niệm: Phiếu đống hói hàng hóa là chứng từ do người bán lập, ghi thông tin về hàng hóa được đóng gói.
Sắp xếp kho chứa hàng.Bố trí được phương tiện vận tải.Bốc hàng dùng thiết bị chuyên dụng như máy móc hay thuê công nhân.Đóng gói hàng khi có trường hợp kiểm hóaNội dung:
Thông tin người mua, người bán.Cảng xếp hàng, dỡ hàng.Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóaSố hiệu hợp đồng.Điều kiện giao hàng.Vận đơn (Bill of Lading)*Vận đơn đường biển
Khái niệm: Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở.
Có thể chuyển nhượng vận đơn đường biển.Được phát hành 3 bản gốc nên cần kiểm soát trọn bộ 3 bản gốc đã phát hành.Phân loại:
Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, on Board, shipped, laden on Board, laden)Vận đơn nhận hàng để chở
Vận đơn hoàn hảoVận đơn không hoàn hảo
Vận đơn đích danhVận đơn theo lệnhVận đơn vô danh
Vận đơn tàu chợVận đơn tàu chuyến
Vận đơn đi thẳngVận đơn chở suốtNội dung:
Thông tin cơ bản về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…Thông tin về người vận tải, người gửi và người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về phương thức vận tải: Phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về điều kiện vận tải: Điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)Khái niệm: là chứng từ khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.
Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá,…Thông tin về người khai hải quan: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về phương thức vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về điều kiện vận tải: điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…Tín dụng thư (L/C)Khái niệm: là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, cam kết thanh toán cho người bán khi người bán đáp ứng được các điều kiện quy định trong thư tín dụng.
Thông tin về người mở thư tín dụng, người thụ hưởng và ngân hàng phát hành: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng,…Thông tin về giá cả, phương thức thanh toán,…Thông tin về vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về các loại chứng từ cần thiết để xuất trình để nhận tiền thanh toán.Các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của tín dụng thư,…Giấy phép xuất nhập khẩuKhái niệm: là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho phép xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa.
Thông tin về người được cấp phép: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về loại hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về phương thức xuất nhập khẩu: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về thời gian hiệu lực: thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc của giấy phép xuất nhập khẩu.Các điều kiện khác như điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu,…Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Khái niệm: là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa.
Thông tin về người cấp CO, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về xuất xứ hàng hóa: nước xuất xứ, cơ sở xác định xuất xứ hàng hóa,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận xuất xứ,…Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q)Khái niệm: là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa.
Thông tin về người cấp giấy chứng nhận kiểm dịch, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về kiểm dịch: kết quả kiểm dịch, kết luận về tình trạng kiểm dịch,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận kiểm dịch,…Giấy bảo hiểm hàng hóa (COA)Khái niệm: là chứng từ xác nhận an toàn của hàng hóa.
Thông tin về người bảo hiểm và người được bảo hiểm: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về vận chuyển: phương thức vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về bảo hiểm: mức bảo hiểm, các rủi ro được bảo hiểm,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy bảo hiểm,…
Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng.
Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn
Rất nhiều bạn khi mới tìm hiểu về logistics sẽ gặp khó khăn. Câu hỏi “bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì” là một trong các vấn đề các bạn gặp phải. Hôm nay, các bạn hãy cùng HLshipping tìm hiểu thêm về nội dung này nhé!
